Mit dem Preboarding Prozess neue Mitarbeiter vor Beginn schon binden

Tatsächlich kommt es relativ häufig vor, dass neue Mitarbeiter zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem Arbeitsbeginn noch abspringen. Dieser gefährliche Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, kann mit einem Preboarding Prozess (auch Pre-Onboarding) abgemildert werden. Die Fluktuation von neuen Mitarbeitern wird vermieden, indem bereits in dieser frühe Phase Vertrauen aufgebaut wird, die zu einer Bindung führt.

Preboarding ist Teil des Onboardings

Ein erfolgreicher Start ist entscheidend, damit sich neue Mitarbeiter gut aufgehoben fühlen und sich rasch in eine neue Position einarbeiten. Alle Maßnahmen rund um das sogenannte Onboarding tragen dazu bei sich schnell einzugewöhnen und verkürzen tatsächlich sogar die Einarbeitungszeit.

Viele Unternehmen haben zumindest schon von Onboarding gehört oder bauen bereits ein System auf, um die Zeit der Eingewöhnung und Einarbeitung sinnvoll zu nutzen. Dies trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter mit positiver Energie und Motivation ihren neuen Arbeitsplatz annehmen.

Das Preboarding ist der frühe Teil des Onboardings, der bereits den Mitarbeiter abholt, der noch gar nicht im Unternehmen angefangen hat. Diese Zeit vor dem ersten Arbeitstag sollte nicht verpuffen, sondern sinnvoll genutzt werden, um Mitarbeiter bereits jetzt schon ans Unternehmen zu binden.

Die Zeit vor Arbeitsbeginn ist die Zeit der Absprünge

Die Zeit zwischen dem unterschreiben des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag habe viele Führungskräfte noch nicht im Visier. Sie ist jedoch eine raum- und zeitlose Phase für neue Mitarbeiter, die gespickt ist mit Zweifeln und Unsicherheiten. Schließlich weiß man nicht wo man am Ende tatsächlich landen wird und ob es eine gute Entscheidung war den Arbeitgeber zu wechseln. In dieser Zeit gibt es mehr Absprünge als Betrieben lieb ist. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch kostspielig, weil der Prozess der Personalfindung von vorne los geht.

Auf die rechtlichen Aspekte, wie beispielsweise Kündigungsfristen oder Vertragsbrüche möchte ich hier nicht eingehen. Generell ist es fragwürdig ob es Sinn macht rechtlich dagegen vor zu gehen, oder ob man sich den Aufwand lieber schenkt. Aber das sollte jedes Unternehmen selbst entscheiden. Hier in diesem Artikel geht es darum Kündigungen vor Arbeitsantritt zu verhindern.

Fluktuation von neuen Mitarbeitern reduzieren

Das Mitarbeiter trotz Unterschrift abspringen hat meist den Grund, dass sie während der Wartezeit ein für sie ebenso attraktives Angebot erhalten haben. Da die Bindung zum neuen Unternehmen eigentlich noch nicht vorhanden ist, fällt es den Personen leicht vom Vertrag zurück zu treten.

In einem Wettbewerbsumfeld um Fachkräfte besteht außerdem immer die Gefahr, dass andere Unternehmen mit attraktiven Angeboten versuchen, bereits unterzeichnete Kandidaten abzuwerben. Auch hier kann man mit einer bereits aufgebaute Bindung entgegenwirken.

Schon vor Arbeitsbeginn den Mitarbeiter ans Unternehmen binden

Das sogenannte Preboarding, also die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, kann bereits genutzt werden die neu gewonnenen Mitarbeiter zu binden und somit sicherstellen, dass sie nicht kurzfristig abspringen.

Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag prägt die ersten Eindrücke, die ein neuer Mitarbeiter vom Unternehmen hat. Positive Erfahrungen während dieser Phase können die Bindung stärken. Gleichzeitig können Unsicherheiten über den neuen Job gemindert werden.

Eine positive Preboarding-Phase macht Eindruck

Indem man den neuen Mitarbeitern bereits vor ihrem ersten Arbeitstag einen Einblick in das Unternehmen gibt, baut man Unsicherheiten ab und gleichzeitig Vertrauen auf. Dazu gehört in erster Linie eine kleine Übersicht über das Unternehmen und seinen Werten, aber auch die Vorstellung des Teams inklusive einem freundlichen Hallo von den Vorgesetzten. Auch ein kleines Geschenk drückt Wertschätzung aus.

Alle vorbereitende Maßnahmen wie die Bereitstellung von Informationen, Kontakten zu zukünftigen Kollegen und erste Orientierungshilfen können den Einstieg in den neuen Job effizienter gestaltet. Schließlich möchten alle Arbeitgeber, dass die getroffene Entscheidung sich als richtig herausstellt. Sowohl der neue Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst wollen schließlich die neue Position nachhaltig besetzen.

Tipps für die Phase vor dem Arbeitsbeginn

Willkommenspaket mit Informationen

Schicke den neuen Mitarbeitern vorab eine Mail mit Informationen über das Unternehmen, die Unternehmenskultur und auch mit einigen praktischen Details, wie dem Standort des Büros und Anfahrtswegen. Dies kann in einer einfachen Mail geschehen, oder auch in einer schön aufbereiteten Präsentation. Ein Template kann dabei eine große Hilfe sein. Einmal erstellt müssen nur wenige Inhalte geändert bzw. ergänzt werden, sodass die Vorlage immer wieder verwendet werden kann.

Virtuelle Einführung

Organisiere virtuelle Meetings oder Videoanrufe, um die neuen Mitarbeiter mit wichtigen Ansprechpartnern, Teammitgliedern und Führungskräften bekannt zu machen. Dies schafft eine frühzeitige soziale Verbindung.

Ihr habt regelmäßig Online-Meetings? Dann lade den neuen Mitarbeiter doch einfach mal dazu ein. Ihr könnt ja den Einlass ans Ende eures Gesprächs legen, falls der Inhalt nicht bekannt werden soll. Aber jetzt habt ihr sowieso gerade alle Teammitglieder beisammen – da macht es doch Sinn.

Vorbereitende Unterlagen

Stelle relevante Unterlagen im Voraus zur Verfügung, wie beispielsweise Formulare für die Personalabteilung, Informationen zur Unternehmensgeschichte und eventuelle vorbereitende Lektüren, um den neuen Mitarbeitern einen guten Überblick zu geben.

Wenn spezielle Software oder Tools im Unternehmen genutzt werden, könnten die neuen Mitarbeiter bereits im Vorfeld Zugang und Schulungsmaterial erhalten, um sich mit den grundlegenden Abläufen vertraut zu machen.

Persönlicher Ansprechpartner

Weise den neuen Mitarbeitern einen persönlichen Ansprechpartner, einen Buddy, zu, der für Fragen und Anliegen während dieser Vorlaufzeit zur Verfügung steht. Mitarbeiter fühlen sich dadurch angenommen und unterstützt.

Willkommensgeschenk

Sende den neuen Mitarbeitern vor ihrem ersten Arbeitstag ein kleines Willkommensgeschenk. Dies kann von Unternehmensmerchandise bis hin zu personalisierten Gegenständen reichen und zeigt, dass das Unternehmen ihre Ankunft schätzt. Selbstverständlich forderst du diese Geschenk nicht zurück, sollte der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn abspringen oder während der Probezeit kündigen. Denke daran, dass du damit dein Unternehmen positiv bewirbst. Jede positive Erfahrung die eine Person – intern oder extern – mit deinem Unternehmen macht trägt zur Bekanntheit der Marke bei.

Den Preboarding-Prozess persönlich aufbauen

Schon vor dem ersten Arbeitstag kann eine persönliche Kontaktaufnahme hergestellt werden. Sie gibt den neuen Mitarbeitern das Gefühl bereits Teil des Teams zu sein, noch bevor sie offiziell starten. Indem man nicht nur digitale, sondern auch persönlichen Elemente in den Preboarding-Prozess integriert, schafft man eine herzliche Atmosphäre und fördert die Vorfreude der neuen Mitarbeiter auf ihre zukünftige Zusammenarbeit mit dem Team.

Einladung zu einem Treffen

Habt ihr vielleicht ein informelles Treffen, wie Restaurantbesuch oder Sportveranstaltung oder gar eine Betriebsfeier geplant? Schicke eine persönliche Einladung bei denen die neuen Mitarbeiter die Gelegenheit haben, ihre zukünftigen Kollegen in entspannter Atmosphäre kennenzulernen. Oder macht ihr gemeinsames Mittagessen? Ladet die neuen Kollegen doch einfach mal dazu ein. Dies kann dazu beitragen, bereits Bindung zu dem Team aufzubauen.

Persönliche Begrüßung durch Führungskräfte

Eine persönliche Begrüßung durch Führungskräfte, sei es in Form eines Anrufs, einer Videobotschaft oder sogar einer kurzen persönlichen Notiz, unterstreicht die Wertschätzung und das Interesse des Unternehmens an jedem neuen Mitarbeiter. Der Vertrauensvorschuss den Führungskräfte hier bekommen wird die gesamte Zusammenarbeit in Zukunft erleichtern.

Teamvorstellung auf Unternehmensplattformen

Nutze interne Plattformen oder soziale Netzwerke, um die neuen Mitarbeiter vorzustellen. Teile kurze Vorstellungsbeiträge, in denen sie sich vorstellen können, und ermutige bestehende Teammitglieder, willkommene Grüße zu hinterlassen.

Preboarding Strategien vor dem Arbeitsbeginn

Diese Liste mit Aufgaben soll dir eine Hilfe sein und eine Übersicht geben mit welchen Mitteln du die Zeit zwischen Arbeitsvertrag und Arbeitsbeginn positiv gestalten kannst.

1. Ein bis zwei Tage nach Abschluss:

Nachdem der Vertrag unterschrieben ist, bedanke dich mit einer Mail und drücke deine Freude über den neuen Mitarbeiter aus. Erwähne bereits jetzt wie es weiter geht, indem du die weiteren Schritte kurz aufzählst. Gehe aber nicht ins Detail, sondern teile die Phase in kleine Bereiche auf. Das erleichtert nicht nur die Lesbarkeit, sondern gibt dir die Möglichkeit mehrfach Kontakt auf zu nehmen.

2. Eine Woche später:

Jetzt schickst du dem neuen Kollegen Informationen in Form einer Präsentation in dem alles zusammengefasst ist – von Unternehmensinformationen bis zum Team. Sowohl in der Präsentation als auch in der Mail lieferst du die Kontaktdaten des persönlichen Ansprechpartners, sodass frühe Fragen bereits jetzt gestellt werden können.

3. Ab drei Wochen nach Vertragsabschluss:

Wenn es passt wählst du jetzt die persönliche Kontaktaufnahme in Form einer Einladung zu einem Treffen, wie gemeinsames Mittagessen oder Betriebsfeier. Auch ein virtuelles Treffen wäre jetzt möglich. Eine persönliche Begrüßung durch Führungskräfte und/oder zukünftige Kollegen und ein netter Plausch bauen Vertrauen auf.

Wenn ein Treffen gerade nicht passt, dann schicke jetzt zumindest das Willkommenspaket. Über ein paar Werbeprodukte, wie Tassen oder Schirm, oder auch ein T-Shirt mit Firmenaufdruck freut sich jeder.

4. Kurz vor Arbeitsbeginn:

Vorbereitende Unterlagen und technische Vorbereitung nicht nur bereitstellen, sondern dem neuen Mitarbeiter auch mitteilen. Ein kleines Video das den zukünftigen Arbeitsplatz zeigt, erleichtert das Ankommen in der Firma. Jetzt kann auch nochmals auf Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Arbeitsbeginn, Pausenraum usw. hingewiesen werden. All diese Informationen müssen nur einmal zusammengetragen werden und können bei jedem weiteren Mitarbeiter genutzt werden. Ein Aufwand der sich allemal lohnt.