Künstliche Intelligenz im HR-Bereich: Effizienz und Innovation

Die Kandidatengewinnung im Personalwesen hat sich in den letzten Jahren stark verändert, und Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine immer größere Rolle. Die Anwendung im HR-Bereich eröffnet tatsächlich vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung der personellen Praktiken. Von der Automatisierung zeitraubender Aufgaben bis zur Unterstützung bei strategischen Entscheidungen – die Vorteile, die KI in diesem Bereich bietet, sind beachtlich. Ich bin überzeugt, dass künstliche Intelligenz einen Mehrwert für die Personalabteilungen schafft und am Ende dazu beiträgt, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Vorteile vom Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) im Personalwesen

Künstliche Intelligenz kann die Effizienz steigern, da wiederholende Aufgaben wie die Vorauswahl von Bewerbern, die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen und die Verwaltung von Personalakten automatisiert wird. Durch die Automatisierung lassen sich natürlich auch Kosten reduzieren. Gleichzeitig können die gewonnenen Daten zusammengefasst werden und bei strategischen Entscheidungen helfen. Sogar Zukunftsprognosen können daraus abgeleitet werden. Selbst zukünftiger Personalbedarf kann mit künstlicher Intelligenz hervorgesagt werden. Sodass HR-Abteilungen rechtzeitig Maßnahmen zur Rekrutierung oder Entwicklung von Talenten ergreifen können. Aktuelle Trends und Marktveränderungen werden selbstverständlich gleich mit einbezogen.

Unterstützung in der eigentlichen Arbeit von Personalverantwortlichen

Im Detail kann man Künstliche Intelligenz heute schon einsetzen, um sich die Arbeit als Recruiter zu erleichtern. Beispielsweise können Bewerberprofile anhand von Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen effektiver abgeglichen werden, um die bestgeeigneten Kandidaten zu identifizieren. Auch das Schreiben von Stellenanzeigen, mit vorheriger Zusammenfassung der Anforderungen und Kompetenzen wird erleichtert. Notwendige Daten werden aus einem bereits vorhandenen Pool genutzt der gleichzeitig immer weiter wächst.

Auch Vorurteile in der Bewerberauswahl können minimiert werden, indem objektive Kriterien verwendet werden. Talente werden identifizieren, unabhängig von Geschlecht, Rasse oder Herkunft. In der Personalentwicklung werden Mitarbeiterdaten analysiert um individuelle Entwicklungsmöglichkeiten zu identifizieren um die richtigen Mitarbeiter an den passenden Stellen einzusetzen. Am Ende kann KI sogar die Mitarbeiterzufriedenheit erkennen, um frühzeitig Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu empfehlen.

Ist Künstliche Intelligenz noch Zukunftsmusik?

Obwohl die Umsetzbarkeit in vielen dieser Bereiche noch nicht ganz ausgereift ist, so kann man trotzdem heute schon sagen, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz insgesamt dazu beitragen wird, auch die HR-Abteilungen agiler, datengetriebener und strategischer zu gestalten.

Allerdings möchte ich in diesem Beitrag nicht alle Möglichkeiten beleuchten, das würde den Rahmen sprengen. Ich beschränke mich auf ein Tool, dass es mir besonders angetan hat und mit dem ich immer mehr arbeite. Die Rede ist von ChatGPT.

Mehr Zeit für Menschen – dein Assistent ChatGPT übernimmt die Schreibarbeit

Ob wir wollen oder nicht, KI Tools werden von nun an rasant an Fahrt aufnehmen und in kurzer Zeit in immer mehr Bereiche vordringen. Gut dabei sind diejenigen Personen, der sich heute schon damit auseinander setzen. Ich jedenfalls bin dabei und habe mein Lieblingstool auch schon gefunden. ChatGPT hilft mir, in atemberaubender Geschwindigkeit Texte zu erstellen, Struktur in textbasiertes Marketing zu bringen und sogar Strategien auszuarbeiten um sie mit Aufgaben zu füllen.

Dabei habe ich nicht einmal Angst, dass mir KI die Arbeit soweit abnimmt, dass ich mich selbst wegrationalisiere. Denn mit KI kann ich mich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren, ohne mich stundenlang mit Texte schreiben, Inhalte recherchieren oder immer wiederkehrenden Aufgaben befassen zu müssen.

Gute Personalarbeit zeigt sich nämlich nicht nur in einem nett geschriebenen Text oder einer gut geführten Datenbank, sondern in der Fähigkeit sich mit den Menschen auseinander zu setzen und diese angemessen zu betreuen. Wenn ich dank KI mehr Zeit dafür habe, hat sich das schon gelohnt.

Unterstützung der Kommunikation durch ChatGPT

Die Integration von ChatGPT kann im HR-Bereich eine ganze Reihe von, teilweise lästigen, Aufgaben übernehmen. Das schlaue Tool ist nämlich in der Lage, sprachliche Interaktionen durchzuführen und dabei menschenähnliche Gespräche zu führen. Somit wird im HR-Bereich die Effizienz gesteigert, Mitarbeiter und Bewerber besser betreut und HR-Teams bei datengestützten Entscheidungen und strategischer Planung unterstützt.

Ein paar Beispiele zeigen dir, wie dies in der Praxis aussehen kann. Zum Verständnis habe ich jeweils ein Prompt als Beispiel eingefügt.

Schnelle Beantwortung von Mitarbeiterfragen: ChatGPT kann Mitarbeiteranfragen in Echtzeit beantworten, was die Effizienz der HR-Abteilung steigert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Beispiel: „ChatGPT, könntest du mir bitte erklären, wie ich meinen Urlaub in unserem System beantragen kann?“

Unterstützung bei der Onboarding-Phase: ChatGPT kann neue Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess führen, Informationen über Unternehmensrichtlinien, Leistungen und Ressourcen bereitstellen.
Beispiel: „Hallo ChatGPT, ich bin neu im Unternehmen. Kannst du mir Informationen zur Unternehmenskultur und den verfügbaren Mitarbeitervorteilen geben?“

Bewerberkommunikation: ChatGPT kann Bewerbern Informationen zum Bewerbungsstatus und den allgemeinen Auswahlprozess bieten, was den Bewerbungsprozess transparenter macht.
Beispiel: „Liebes ChatGPT, wie lange dauert es normalerweise, bis ich nach einem Vorstellungsgespräch eine Rückmeldung erhalte?“

Feedback und Verbesserungsvorschläge: ChatGPT kann anonymes Mitarbeiterfeedback sammeln und HR-Abteilungen dabei helfen, kontinuierliche Verbesserungen in Bezug auf Unternehmenskultur und Arbeitsbedingungen vorzunehmen.
Beispiel: „ChatGPT, ich habe einige Anmerkungen zur Arbeitsumgebung. Kann ich dir mein Feedback mitteilen, ohne dass es auf mich zurückverfolgt wird?“

Schulungsunterstützung: ChatGPT kann Schulungsmaterialien bereitstellen, häufig gestellte Fragen beantworten und Schulungsbedarf identifizieren.
Beispiel: „ChatGPT, ich benötige Schulungsmaterialien für unser neues Projekt. Kannst du mir Links oder Dokumente bereitstellen?“

Dokumentenverwaltung: ChatGPT kann bei der Verwaltung von HR-Dokumenten und -Richtlinien helfen, indem es schnell benötigte Informationen bereitstellt.
Beispiel: „ChatGPT, ich suche nach unserer Urlaubsrichtlinie. Kannst du mir den entsprechenden Abschnitt anzeigen?“

Zeitmanagement und Terminplanung: ChatGPT kann bei der Terminplanung von Vorstellungsgesprächen oder Meetings helfen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
Beispiel: „ChatGPT, bitte plane ein Vorstellungsgespräch mit dem Kandidaten Max Mustermann für nächste Woche Dienstag um 14 Uhr.“

Personalanalyse und -berichterstattung: ChatGPT kann HR-Analysen durchführen und Berichte erstellen, um Trends und Muster in den Daten zu identifizieren.
Beispiel: „ChatGPT, analysiere die Mitarbeiterfluktuation in den letzten sechs Monaten und erstelle einen Bericht über mögliche Ursachen und Empfehlungen zur Verbesserung.“

Dies waren Beispiele wie weit ChatGPT bereits eingesetzt werden kann. Da der Bereich jedoch sehr umfangreich ist, fangen wir doch erst mal mit ein oder zwei Bereichen an. Starten wir mit der Stellenbeschreibung.

Dein Verbündeter bei der Erstellung überzeugender Stellenanzeigen

ChatGPT kann einem Recruiter erheblich dabei helfen, eine ansprechende und informative Stellenanzeige zu verfassen, die alle erforderlichen Elemente, von der Unternehmensbeschreibung bis zu den Anforderungen und Kompetenzen, abdeckt. Warum also nicht nutzen, wenn es dir Arbeit abnimmt.

Unternehmensbeschreibung:

Bei der Erstellung einer Stellenanzeige ist es entscheidend, das Unternehmen und seine Kultur ansprechend darzustellen. ChatGPT kann hierbei unterstützen, indem es eine lebendige Unternehmensbeschreibung formuliert, die die Werte, die Mission und die Arbeitsumgebung des Unternehmens authentisch wiedergibt. Dies hilft potenziellen Kandidaten, eine klare Vorstellung von der Unternehmenskultur zu bekommen.

Stellenanforderungen:

Recruiter müssen klare Anforderungen an die Bewerber stellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Talente gefunden werden. ChatGPT kann helfen, die Anforderungen die ja meist aus den Fachabteilungen kommen, in präzise und gut formulierte Sätze zu übersetzen. Dies umfasst Angaben wie Qualifikationen, Ausbildungsanforderungen, Erfahrungsniveaus und notwendige Fähigkeiten.

Kompetenzen:

Die Stellenanzeige sollte auch die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten hervorheben, die für die erfolgreiche Bewältigung der Position unerlässlich sind. ChatGPT kann hierbei helfen, eine klare Liste von Kompetenzen zu erstellen, die die Kandidaten benötigen, wie beispielsweise technische Fertigkeiten, Soft Skills und Zertifizierungen.

Sonstige übliche Inhalte:

Eine gut formulierte Stellenanzeige enthält noch weitere Informationen, die den Bewerbungsprozess und die Erwartungen an die Kandidaten transparent machen. Hier kann ChatGPT Formulierungen für Abschnitte wie „Was wir bieten“, „Bewerbungsverfahren“ und „Warum Sie sich bewerben sollten“ generieren.

Durch die Nutzung von ChatGPT wird die Erstellung von Stellenanzeigen nicht nur schneller, sondern auch effektiver. Der Recruiter kann sicherstellen, dass alle relevanten Informationen präzise und ansprechend dargestellt werden, was dazu beiträgt, die richtigen Kandidaten anzuziehen und den Auswahlprozess zu optimieren. Damit bleibt den Verantwortlichen mehr Zeit, um sich auf die zwischenmenschliche Seite des Recruitings zu konzentrieren und Bewerber angemessen zu betreuen.

Eine Stellenanzeige mit ChatGPT erstellen lassen

Ich habe von ChatGPT eine Stellenanzeige erstellen lassen. Sie ist gar nicht so schlecht geworden. Klar müssen ein paar Dinge noch verbessert bzw. ergänzt werden, aber grundsätzlich erst mal ok. Bedenke, je detaillierter und klarer du den Prompt schreibst, desto besser wird natürlich auch das Ergebnis. Mit ein paar weiteren erklärenden Eingaben, kannst du dich auch immer mehr dem perfekten Ergebnis annähern.

Baue dein Thema immer weiter aus

Jetzt kannst du den Text natürlich noch für weitere Bereiche, zum Beispiel Social Media, anpassen. Sieh dir das Ergebnis mal an!

Du stimmst mir ganz gewiss zu, dass das Ergebnis schon sehr gut geworden ist. Das Schöne daran, je länger du innerhalb eines Chats ein Thema bearbeitest (in dem Fall die Stellenanzeige), desto leichter ist es für ChatGPT eine zufriedenstellendes Ergebnis auszuspucken. Denke dir also gleich am Anfang genau aus, was du bearbeitet haben möchtest, und baue deine Prompts immer weiter darauf auf.

Fazit: KI und ChatGPT – Die Zukunft des HR-Managements

Mit Künstlicher Intelligenz im HR-Bereich und dem Einsatz von ChatGPT für die Kommunikation eröffnen sich neue Horizonte in der Personalverwaltung. Diese Technologien machen HR-Teams effizienter, unterstützen bessere Mitarbeiterkommunikation und tragen zur Gewinnung hochqualifizierter Kandidaten bei. Ob HR-Experte oder Unternehmensführung – es ist an der Zeit, die Vorteile von KI zu nutzen und die HR-Arbeit auf das nächste Level zu heben. Rock on!

Aussicht auf noch mehr KI und ChatGPT im HR-Bereich

In den nächsten Beiträgen gehe ich auf Themen ein, wie der Einsatz von ChatGPT Personalverantwortliche unterstützen kann im Social Media Bereich, im Active Sourcing, beim Onboarding, Employer Branding, Talentmanagement, Persona Erstellung und und und. Die Themenliste ist unendlich lang…